Für Unternehmen, Verwaltungen und archive, die papierlose prozesse wollen
Ihr professioneller Scan-Service für Akten & Archive
Mit SmartScan von Koelliker digitalisieren Sie komplette Archive, Dossiers und große Dokumentenmengen innerhalb kürzester Zeit.
Ohne Investitionen in teure Scanner oder zusätzliches Personal, stattdessen rechtssicher, platzsparend und effizient.
Erfahrung
Seit über 100 Jahren vertrauen Unternehmen auf Koelliker - heute auch beim professionellen Digitalisieren & Archivieren von Akten und Archiven.
Sicherheit
Ihre Daten und Dokumente werden in unserem zertifizierten Schweizer Scan-Center verarbeitet - ISO-zertifiziert, DSGVO- und GoBD-konform.
Lösungsdenken
Mit SmartScan entwickeln wir individuelle Digitalisierungslösungen, die exakt zu Ihren Archivbeständen, Prozessen und Compliance-Anforderungen passen.
Der unsichtbare Kostenfaktor im Büro
In Zeiten von Digitalisierung und papierlosen Prozessen werden überfüllte Archive und Aktenordner zuhnehmend zum Produktivitätskiller. Die physische Dokumentenverwaltung bremst Unternehmen gleich mehrfach aus - organisatorisch, technisch und finanziell.
SmartScan: Ihre Lösung für digitale Archive
Machen Sie Schluss mit vollen Aktenräumen und zeitaufwändiger Suche.
SmartScan verwandelt Ordner, Dossiers und Archive in eine moderne, digitale Ablage.
So funktioniert es:
1
Dokumente ins Scan-Center übergeben
Wir übernehmen Ihre Ordner, Dossiers oder kompletten Archive und bereiten sie professionell auf: sortieren, trennen und indexieren.
2
Professionelles Scannen & OCR-Verarbeitung
Alle Unterlagen werden in höchster Qualität digitalisiert und mit OCR durchsuchbar gemacht - perfekt für eine schnelle Weiterverarbeitung.
Was SmartScan für Ihr Unternehmen leistet
SmartScan digitalisiert Ihre Akten, Ordner und Archive - spart Platz, reduziert Kosten und sorgt für eine effiziente, sichere Dokumentenverwaltung.
Platz sparen
Statt Keller voller Aktenordner erhalten Sie eine digitale Ablage - übersichtlich, platzsparend und sofort verfügbar.
Jederzeit Zugriff
Alle Dokumente sind digital abrufbar - im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das spart Suchzeit und beschleunigt Entscheidungen.
Rechtssicher
SmartScan erfüllt höchste Standards mit ISO-Zertifikaten und modernem Datenschutz - für eine revisionssichere Aufbewahrung.
Kosten reduzieren
Dokumente werden intelligent sortiert, verschlagwortet und für Ihr DMS vorbereitet - für schnelle Weiterverarbeitung.
Ordnung statt Papierchaos
Volle Aktenräume gehören der Vergangenheit an - Ihre Unterlagen liegen digital, platzsparend und übersichtlich vor.
Schneller Start ohne Aufwand
Die Einführung ist unkompliziert: Wir übernehmen Abholung, Aufbereitung, Scannen und Archivierung für Sie.
Ideal für Unternehmen, Verwaltungen & Archive
Ob Personalabteilung, Kanzlei, Unternehmen oder Behörde - SmartScan bietet für jede Organisation die passende Lösung zur sicheren und effizienten Dokumentendigitalisierung.
Stimmen unserer Kunden
Unsere Kunden vertrauen seit Jahren auf die SmartMailbox und berichten von spürbaren Vorteilen im Alltag: mehr Effizienz, sichere Prozesse und eine Postbearbeitung, die endlich in die digitale Welt passt.
„Wir haben hunderte Ordner scannen lassen und dadurch ein komplettes Archivzimmer freigeräumt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Kosten."
„Der gesamte Prozess war überraschend unkompliziert. Innerhalb weniger Tage waren unsere Akten digital verfügbar - inklusive Volltextsuche."
„Seit wir unsere Dokumente mit SmartScan digital verwalten, haben auch unsere Mitarbeiter im Homeoffice jederzeit Zugriff. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm.“
„Gerade im Bereich vertraulicher Unterlagen war mir die Datensicherheit besonders wichtig. Die ISO-Zertifizierungen und das verschlüsselte Verfahren haben uns überzeugt.“
„Wir mussten weder Scanner anschaffen noch Personal abstellen. Alles wird extern erledigt, und wir zahlen nur das, was wir wirklich brauchen.“
„Die Digitalisierung unserer Altakten war der erste Schritt zu papierlosen Prozessen. Heute sparen wir nicht nur Platz, sondern auch täglich Zeit bei der Suche nach Dokumenten."
Von Papierchaos zu digitaler Effizienz
Papierarchive binden Platz, kosten Zeit und machen die tägliche Arbeit unnötig kompliziert.
Mit SmartScan wandeln Sie Ihre Akten und Ordner in ein modernes, digitales Archiv um - sicher, schnell & jederzeit verfügbar.
Häufig gestellte Fragen zu SmartScan
Wie funktioniert SmartScan genau?
Ihre Akten, Ordner und Dokumente werden in unser Scan-Center geliefert oder von uns abgeholt. Dort übernehmen wir die professionelle Aufbereitung, Sortierung, Indexierung und das sichere Scannen. Anschließend erhalten Sie die Daten digital, inklusive OCR-Suche und optionaler Archivierung im DMS.
Was passiert mit den Originalen?
Nach dem Scannen entscheiden Sie: Wir können die Originale zurückliefern, für einen definierten Zeitraum einlagern oder diese nach Ihren Vorgaben datenschutzkonform vernichten.
Ist SmartScan sicher?
Ja. SmartScan arbeitet nach höchsten Sicherheitsstandards. Unser Scan-Center ist ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert, videoüberwacht und mit Zugangskontrollen ausgestattet. Alle Daten werden verschlüsselt verarbeitet und übertragen.
Für wen eignet sich SmartScan?
Für Unternehmen, Verwaltungen, Kanzleien und Institutionen, die große Mengen an Dokumenten, Dossiers oder Archiven sicher und effizient digitalisieren möchten. Ideal auch für HR-Abteilungen und Justizbehörden.
Wie schnell habe ich Zugriff auf meine digitalisierten Akten?
Je nach Umfang stehen die digitalisierten Dokumente in wenigen Tagen bereit. Kleinere Aufträge sind oft schon innerhalb von 24–48 Stunden abgeschlossen.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Die Kosten richten sich nach dem Umfang, der Dokumentenmenge und gewünschten Zusatzleistungen wie Indexierung oder DMS-Archivierung. Wir erstellen Ihnen gerne eine individuelle Offerte.
Kann ich SmartScan unverbindlich testen?
Ja. Sie können mit einem Pilotprojekt starten und eine Auswahl von Akten scannen lassen. So erleben Sie die Vorteile direkt, ohne langfristige Verpflichtungen.
© 2025 Unternehmen. Alle Rechte vorbehalten.