Für Unternehmen, die ihre Postprozesse modernisieren und Zeit sparen wollen
Ihr digitaler Briefkasten für Geschäftspost
Mit SmartMailbox empfangen Sie Ihre Geschäftspost digital statt auf Papier – automatisch, sicher und sofort verfügbar für alle Mitarbeitenden. So sparen Sie Zeit, vermeiden Verzögerungen und modernisieren Ihre internen Abläufe.
Erfahrung
Seit über 100 Jahren vertrauen Unternehmen auf Koelliker - heute auch bei der digitalen Transformation ihrer Prozesse.
Sicherheit
Ihre Daten und Dokumente werden in einem zertifizierten Schweizer Scan-Center verarbeitet - DSGVO- und GoBD-konform.
Lösungsdenken
Wir entwickeln individuelle Postlösungen, die exakt zu Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und Anforderungen passen.
Das unsichtbare Nadelöhr im Büroalltag
In einer Welt mit Homeoffice, hybriden Teams und steigenden Anforderungen an Effizienz wirkt der klassische Posteingang wie ein Anachronismus. Die physische Postbearbeitung wird zunehmend zum Bremsklotz - organisatorisch, technisch und personell.
SmartMailBox: Ihre zentrale, digitale Poststelle
Machen Sie Schluss mit Papierbergen und manueller Postverteilung.
SmartMailbox verwandelt Ihren traditionellen Briefkasten in eine moderne, digitale Poststelle.
So funktioniert es:
01
Posteingang ins Scan-Center umleiten
Leiten Sie Ihre eingehende Briefpost ganz einfach an unser sicheres Scan-Center weiter. Dort wird jedes Schreiben geöffnet, sortiert und vorbereitet.
02
Automatisches Scannen als PDF-Dokument
Jeder Brief wird vollständig und in hoher Qualität gescannt. Das Ergebnis: ein durchsuchbares PDF - ideal für digitale Weiterverarbeitung und Archivierung.
03
Zentrale Bereitstellung im digitalen Briefkasten
Die gescannte Post erscheint direkt in Ihrem digitalen Posteingang. Dank intelligenter Verteilung gelangt jedes Dokument automatisch oder manuell zur zuständigen Abteilung oder Person.
Was SmartMailBox für Ihr Unternehmen leistet
SmartMailbox digitalisiert Ihren Posteingang, spart Zeit und sorgt für eine effiziente, sichere Postverarbeitung - egal ob im Büro oder Homeoffice.
Überall verfügbar
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Mehr Effizienz
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Rechtskonform
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Automatische Weiterleitung
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Ordnung statt Papierchaos
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Schneller Start ohne Aufwand
Ihre Geschäftspost ist digital abrufbar - ideal für Homeoffice und dezentrale Teams.
Für jedes Unternehmen das passende Paket
Ob kleines Team oder großes Unternehmen - mit SmartMailBox wählen Sie das Modell, das zu Ihrem Postvolumen und Ihren Anforderungen passt.
Stimmen unserer Kunden
Unsere Kunden vertrauen seit Jahren auf die SmartMailbox und berichten von spürbaren Vorteilen im Alltag: mehr Effizienz, sichere Prozesse und eine Postbearbeitung, die endlich in die digitale Welt passt.
„Seit wir die SmartMailBox nutzen, sparen wir täglich wertvolle Zeit in der Postbearbeitung. Unsere Mitarbeitenden können sich endlich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren."
„Ob im Büro oder von zuhause - alle haben sofort Zugriff auf die aktuelle Post. Das erleichtert die Zusammenarbeit enorm."
„Wir waren zunächst skeptisch, doch die Sicherheit und Verlässlichkeit des Scan-Centers hat uns überzeugt. Gerade bei vertraulichen Dokumenten ist das für uns entscheidend.“
„Mit SmartMailBox konnten wir nicht nur unsere Prozesse beschleunigen, sondern auch die Kosten für interne Postverteilung deutlich senken.“
„Die Umstellung war unkompliziert. Schon ab dem ersten Tag konnten wir mit der digitalen Postverarbeitung starten – ohne lange Einarbeitung.“
„Für uns war die SmartMailBox der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse. Heute ist sie ein unverzichtbarer Teil unserer Arbeitsabläufe."
Häufig gestellte Fragen zur SmartMailBox
Wie funktioniert die SmartMailBox genau?
Ihre Post wird in unser sicheres Scan-Center umgeleitet, dort geöffnet, gescannt und als PDF in Ihr digitales Postfach gestellt. Von dort aus können Sie die Dokumente direkt weiterleiten oder archivieren.
Was passiert mit den Originalen?
Sie können wählen: Die Briefe werden 30 Tage lang aufbewahrt, bis zu 10 Jahre archiviert oder Ihnen regelmäßig im Original zugesendet. Auf Wunsch können einzelne Briefe jederzeit nachbestellt werden.
Ist die SmartMailBox sicher?
Ja. All Scans erfolgen in einem geschützten Schweizer Scan-Center mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Der Zugriff auf die digitale Post ist passwortgeschützt und kann individuell geregelt werden.
Für wen eignet sich die SmartMailBox?
Von kleinen KMU bis zu großen Unternehmen - die SmartMailBox ist ideal für alle, die Post ortsunabhängig, effizient und sicher bearbeiten möchten, besonders bei verteilten Teams oder Homeoffice-Strukturen.
Wie schnell habe ich Zugriff auf meine Post?
Ihre Dokumente stehen in der Regel noch am selben Tag digital zu Verfügung, oft bereits am Vormittag.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Das Standardpaket startet bei CHF 50.-/ Monat. Für größere Postmengen oder spezielle Anforderungen bieten wir individuelle Lösungen an.
Kann ich die SmartMailBox unverbindlich testen?
Ja, Sie können mit einem kleinen Projekt starten. Die Einführung ist unkompliziert und skalierbar, sodass Sie sofort erste Vorteile erleben.
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